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« Application » signifie la plateforme applicative web ainsi que, le cas échéant, l’extension pour navigateur internet édités par la Société et mis à disposition du Client en mode SaaS (software as a service) en application du présent Contrat.
« Commande » signifie toute commande du Client d’abonnement et/ou de Services Optionnels via tout autre formulaire rempli en ligne par le Client ou convenu autrement par écrit par les Parties.
« Documentation » signifie toute description de l’Application fournie sur le site internet de la Société ainsi que toutes les instructions d’utilisation, de paramétrage et de configuration de l’Application communiquées et/ou mis à disposition du Client par la Société au titre des spécifications fonctionnelles de l’Application.
« Données du Client » signifie l’ensemble des données et informations renseignées et/ou téléchargées par le Client via l’Application, ou autrement fournies à la Société par le Client, comprenant à ce titre notamment les données relatives à ses clients, prospects, fournisseurs, contrats, transactions, échanges par messagerie électronique ainsi que toute autre information commerciale et/ou administrative.
« Services Optionnels » signifie l’ensemble des services pouvant être fournis par la Société sur demande du Client en supplément de la simple mise à disposition de l’Application tels que notamment les services de paramétrage, de formation et d’assistance à l’utilisation de l’Application.
A compter de la date d’acceptation de la Commande, la Société concède au Client pendant la durée du présent Contrat et à titre non exclusif et non transférable, un droit d’utilisation de l’Application pour ses besoins propres, dans le respect de la Documentation et selon le périmètre d’utilisation le cas échéant prévu par sa Commande. Sauf dans les limites expressément prévues par ailleurs au sein du présent Contrat, le Client s’interdit de concéder des sous-licences, louer, prêter, ou transférer les droits concédés sur l’Application, de quelque manière que ce soit, à un tiers.
L’accès par le Client ou par tout utilisateur autorisé s’effectue à partir de tout ordinateur et au moyen des identifiants de connexion choisis par l’utilisateur concerné. La Société ne peut être tenue pour responsable de toute perte ou dommage résultant de la négligence du Client ou de tout utilisateur autorisé à protéger ses identifiants de connexion et/ou ses Données. L’administration de l’accès à l’Application au sein de l’entreprise du Client pourra par ailleurs être assurée par un ou plusieurs administrateur(s) désigné(s) par le Client qui aura la charge de répartir les accès des utilisateurs avec des accès et fonctionnalités différenciés selon les catégories d’utilisateurs concernés. Le nombre d’accès utilisateurs à l’Application et administrateurs(s) autorisés peut être le cas échéant limité par la Société.
Dès lors que le Client en a passé commande auprès de la Société, les Services Optionnels seront exécutés par la Société conformément aux conditions visées au sein de la Commande correspondante. Dans le cadre de l’exécution des Services Optionnels, il appartient par ailleurs au Client (i) d’apporter son concours eu égard à la définition de ses besoins, (ii) de communiquer à la Société l’ensemble des informations et documents utiles à l’exécution des Services Optionnels et (iii) de collaborer pleinement dans l’exécution des Services Optionnels. Il est entendu que le respect des engagements et délais convenus au titre des Services Optionnels est conditionné au respect par le Client de ses propres obligations.
En cas de dysfonctionnement de l’Application, la Société fera ses meilleurs efforts, suivant réception d’une notification du Client adressée au support de la Société, à apporter une solution de correction ou de contournement dans un délai raisonnable. Le Client reconnaît et accepte que la Société se réserve le droit de corriger tout éventuel défaut de l’Application par l’installation automatique de mises à jour. Le Client est informé que les dysfonctionnements ne bloquant pas une utilisation normale de l’Application ne donneront pas forcément lieu à correction. La Société n’assumera par ailleurs aucune obligation de maintenance en cas de non-respect par le Client des instructions de la Société et ou de la Documentation.
Le Client s’engage à s’acquitter du paiement des sommes forfaitaires et récurrentes prévues en application de de sa Commande. Les sommes exigées par la Société au titre de l’abonnement à l’Application et de la commande de Services Optionnels sont prélevées à l’avance par la Société par prélèvement bancaire. Sans préjudice des autres droits de la Société, tout défaut ou retard de paiement emporte immédiatement application de pénalités de retard équivalentes à trois fois le taux d’intérêt légal à compter du jour suivant la date de règlement sur facture. La Société aura également la faculté d’appliquer une indemnité forfaitaire minimale pour frais de recouvrement de 40 €. Dès lors qu’un défaut de paiement persisterait après plus de trois tentatives de prélèvements, la Société sera en droit, sans formalité outre l’envoi d’une notification écrite et sans préjudice des autres droits de la Société, de suspendre l’accès au Client à l’Application ou l’exécution des Services Optionnels jusqu’à complet paiement des sommes dues.
La Société garantit que l’Application fonctionnera en conformité avec la Documentation. La Société ne garantit toutefois pas que l’Application est exempte d’anomalies ou fonctionnera sans interruption ou conformément aux attentes du Client. Si la Société fait par ailleurs ses meilleurs efforts pour garantir un taux de disponibilité de l’Application sans discontinuité sérieuse, elle ne pourra être tenue responsable pour toute indisponibilité de l’Application liée au dysfonctionnement des réseaux Internet et/ou infrastructures d’hébergement de l’Application, ou en cas d’opérations de maintenance planifiée. L’exécution du Contrat étant fondée sur le recours au réseau Internet, le Client reconnaît que la Société ne peut garantir (i) le bon fonctionnement de l’Internet ni par là même l’absence de coupures ou dégradation de services, (ii) l’absence de tout risque d’intrusions, de piratages de données et de contamination par des virus informatiques.
Le Client sera pleinement responsable à l’égard de la Société au regard de la non-conformité des Données du Client à la réglementation en vigueur et notamment de leur caractère illicite ou attentatoire à des droits de tiers. Le Client garantit également la Société contre les conséquences liées à tout manquement du Client à la réglementation applicable lors de son utilisation de l’Application. A ce titre, il est rappelé que le Client prend l’entière responsabilité de l’exploitation de l’Application auprès de ses utilisateurs et des personnes concernées par ses opérations commerciales, notamment en ce qui concerne la gestion de ses activités d’intermédiaire en assurance, la Société déclinant toute responsabilité à ce titre. Le Client reconnaît par ailleurs bénéficier de toutes les autorisations légales permettant d’utiliser l’Application et ses fonctionnalités.
Quel que soit le fondement de la réclamation, la responsabilité de la Société pour tout dommage qui pourrait être demandée par le Client et/ou ordonnée, est limitée, tous dommages confondus, au montant des sommes HT encaissées par la Société au titre du Contrat durant les six derniers mois précédant celui au cours duquel le fait générateur de responsabilité est survenu. Le Client dispose en tout état de cause d’un délai maximum d’un (1) an à compter de la connaissance d’un tel manquement, pour engager la responsabilité de la Société. La Société ne pourra par ailleurs être tenue à l’indemnisation des dommages indirects et gains manqués tels que, notamment, perte de contrats ou de clientèle, perte d’exploitation, interruption de service liée à l’utilisation de l’Application, atteinte à l’image de marque, perte ou corruption de données et/ou de fichiers. Tout préjudice subi par un tiers est assimilé à un dommage indirect. La Société ne saurait être tenue par ailleurs responsable de tout manquement à ses obligations résultant d’un événement de force majeure ou échappant à son contrôle tels que notamment les pannes de matériel informatique ou électriques, les incidents et défaillances des infrastructures d’hébergement et réseaux de télécommunications et les mesures gouvernementales pouvant empêcher l’exécution du Contrat. Le Client dispose en tout état de cause d’un délai maximum d’un (1) an à compter de la connaissance de tout manquement, pour engager la responsabilité de la Société.
Dans le cadre des fonctionnalités offertes par l’Application, le Client pourra (a) utiliser des services et/ou consulter des contenus tiers grâce à via des interfaces de programmation (API) tierces intégrées à l’Application et (b) accéder au contenu / émettre des instructions vers des Applications de tiers grâce à une extension du navigateur internet développée par la Société et accessible au travers de l’Application une fois installée. Ces services et/ou contenus tiers n’étant ni édités, ni contrôlés par la Société, celle-ci ne pourra être tenue pour responsable de leur fonctionnement, leur contenu ou de tout élément présent ou obtenu par leur intermédiaire. Les fonctionnalités se limitant à la transmission d’instructions ordonnées par le Client auprès des Tiers et à la restitution des données qui en résultent, le Client reste seul responsable vis-à-vis de ces Tiers.
Dans le cadre des fonctionnalités offertes par l’Application, la Société met à disposition du Client un registre des compagnies et courtiers grossistes du marché, la liste de leurs produits, ainsi que des documents relatifs à ces produits, ci-après « Le Référentiel ». La Société pourra utiliser tout ajout ou mise à jour apporté par le Client dans la Solution afin de l’incorporer au Référentiel. La Société administre le Référentiel et met en œuvre ses meilleurs moyens afin d’en contrôler l’organisation mais ne pourra être responsable des documents qu’il comprend. Il appartiendra au Client de vérifier la validité de ceux-ci avant de les utiliser auprès de ses propres clients.
Les parties s’engagent à considérer comme strictement confidentielles et à traiter comme telles toutes les informations de nature commerciale, financière ou technique afférente à l’autre partie quel que soit leur support, communiquées ou recueillies pendant l’exécution du Contrat. Toutes les informations déjà en possession d’une partie avant sa divulgation, connues du public ou obtenues légalement par un tiers étranger au Contrat sont réputées non confidentielles. Les parties s’engagent à ne pas divulguer ou laisser divulguer, directement ou par personne interposée, en totalité ou en partie, les informations confidentielles de l’autre partie, à quel que tiers que ce soit, à l’exception des employés et/ou sous-traitants ayant besoin des informations pour l’exécution de leurs obligations.
L’Application ainsi que les marques, les images, les textes, les photos, les logos et tout autre élément protégé mis à disposition du Client par la Société, sans que cette liste soit exhaustive, sont la propriété exclusive de la Société ou de ces concédants. La Société défendra à ses frais, le Client contre toute action en justice intentée par un tiers à son encontre et qui serait fondée sur le caractère contrefaisant de l’Application au regard des droits de propriété intellectuelle du tiers concerné et s’engage à prendre à sa charge les condamnations prononcées à l’encontre du Client au titre d’une décision de justice définitive et sans appel ou d’une transaction conclue et approuvée au préalable par la Société. Cette garantie est expressément subordonnée aux conditions que (i) le Client ait immédiatement notifié par écrit la Société de la réclamation du tiers, (ii) que la Société dispose du contrôle exclusif des moyens de défense et de tout règlement amiable, (iii) que le Client s’abstienne de toute reconnaissance de responsabilité et (iv) qu’il collabore activement et loyalement avec la Société dans ce cadre. Toute garantie au titre d’atteintes à des droits de tiers est exclue dès lors que fondée sur (i) une utilisation de l’Application non conforme aux stipulations contractuelles agréées (ii) une réclamation concernant tout autre produit, matériel, logiciel ou toute autre donnée non fournie par la Société, dès lors que l’atteinte aux droits de tiers résulte uniquement de cet élément intégré à l’Application et non de l’Application prise isolément.
Le Contrat est conclu pour la durée d’abonnement stipulée au sein de la Commande, renouvelable par tacite reconduction pour des périodes d’abonnement identiques sauf dénonciation par le Client par le biais de l’interface de gestion de l’abonnement accessible au sein de l’Application ou bien par simple email adressé à l’adresse [email protected] au moins (1) mois avant la date prévue de renouvellement. Toute résiliation du Client prendra effet à la date d’échéance de l’abonnement en cours, aucun remboursement ne sera effectué. En cas de manquement par l’une des parties à l’une de ses obligations essentielles au titre du Contrat, non réparé dans un délai de quinze (15) jours à compter de la date de réception de la mise en demeure notifiant le manquement en cause, le Contrat pourra être également résilié de plein droit et ce, sans préjudice des autres droits de la partie non défaillante. A compter de la résiliation du Contrat, quelle qu’en soit la cause le Client devra cesser immédiatement toute utilisation de l’Application. En cas de résiliation du Contrat pour quelque cause que ce soit, la Société restituera au Client l’intégralité des Données que le Client a saisi et/ou renseigné via l’Application dans un format en fichier plat, selon des modalités à convenir entre les parties ou via les fonctionnalités prévues par l’Application à cette fin. Toute prestation de réversibilité excédant la simple restitution des Données du Client, notamment des prestations de transfert de compétences, devront être acceptées par la Société et seront facturées selon des modalités à convenir entre les Parties. La Société ne garantit pas la migration ou compatibilité des Données du Client avec une autre application ou plateforme tierce.
Dans le cadre du présent contrat, la Société traitera certaines Données du Client en tant que responsable de traitement au sens du au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (RGPD). Les traitements de Données du Client pour lesquels la Société agit en tant que responsable de traitement sont identifiés au sein de sa politique de confidentialité. Certaines Données du Client seront en revanche traitées par la Société en tant que sous-traitant du Client agissant en tant que responsable du traitement au sens du RGPD. Lorsque la Société agit en tant que sous-traitant du Client au titre du traitement de certaines Données, les parties reconnaissent respecter les stipulations de l’accord de sous-traitance relatif au traitement de données à caractère personnel reproduit en annexe aux présentes conditions générales pris en application de l’article 28 du RGPD.
Le Contrat exprime l’intégralité des accords entre les parties relativement à son objet et l’ensemble de ses dispositions et annule et remplace tout document et accord antérieur intervenu entre les parties.
La Société est autorisée à utiliser les signes distinctifs du Client à des fins de référence client sur ses supports de communication publicitaire ou promotionnelle.
Le Contrat est soumis à la loi française. A défaut d’accord amiable, les différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de l’inexécution, de l’interruption ou de la résiliation du présent Contrat, seront soumis à une procédure de médiation dont les modalités devront être définies par les parties. En cas d’échec de la médiation ou d’entente sur les conditions de médiation, compétence exclusive est attribuée au tribunal de commerce de Paris.
Pour les besoins du présent contrat, les termes « traitement », « responsable de traitement », « sous-traitant », « personnes concernées », et « données à caractère personnel » ont le sens donné par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD »).
La Société est autorisée à traiter pour le compte du Client les données à caractère personnel nécessaires à la fourniture du service suivant : Fourniture d’une application web en mode SaaS à des fins de gestion du portefeuille client.
Nature des traitements : Hébergement, consultation, traitement/analyse, effacement.
Finalités(s) du traitement : Gestion d’une base de contacts professionnels / Gestion des activités transactionnelles commerciales et administrative en matière d’intermédiation en assurance / Messagerie et campagnes de mailing / Prospection commerciale / Gestion des flux financiers et trésorerie
Types de donnée à caractère personnel traitées : Données d’identification, données de contact, données liées aux devis et contrats, données liées à la gestion de sinistres, données sur les transactions et flux financiers, messages.
Catégories de personnes concernées : Clients, prospects, fournisseurs, partenaires commerciaux, personnes concernées par les sinistres gérés via l’Application.
Durée des traitements sous-traités : Durée de l’abonnement à l’Application (les Données pouvant toutefois être supprimées à tout moment par le Client de l’Application).
En sa qualité de sous-traitant, la Société s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des mesures nécessaires permettant au Client, en sa qualité de responsable de traitement, de respecter le RGPD et la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel. Conformément à son rôle de sous-traitant, la Société s’engage par ailleurs à :
– traiter les données à caractère personnel dans le cadre strict et nécessaire des services prévus au titre du Contrat et, d’une manière générale, à n’agir que sur instruction écrite et documentée du Client ;
– informer immédiatement le Client si une de ses instructions constitue une violation de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et suspendre l’exécution de ladite instruction jusqu’à confirmation ou modification de l’instruction par le Client ;
– s’assurer que les personnes autorisées à accéder aux données à caractère personnel ont connaissance des instructions du Client et s’engagent à ne les traiter que dans le strict respect de celles-ci ;
– veiller à ce que les personnes autorisées à accéder aux données à caractère personnel au sein de la Société reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
– ne pas concéder, louer, céder ou autrement communiquer à toute personne, tout ou partie des données à caractère personnel, même à titre gratuit, ainsi que, plus généralement, ne pas utiliser les données à caractère personnel à d’autres fins que celles strictement prévues au Contrat ;
– le cas échéant, aider le Client à la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données à caractère personnel ;
– le cas échéant, aider le Client à la réalisation de consultation préalable de l’autorité de contrôle.
La Société est autorisée en vertu du présent Contrat à héberger les données à caractère personnel confiées par le Client au sein des infrastructures d’hébergement de Microsoft Azure. Ces infrastructures sont localisées en Europe. La Société peut également faire appel à certains prestataires tiers, pouvant avoir accès dans le cadre de leur activité aux données personnelles confiées par le Client. Les services fournis par ces prestataires sont nécessaires au fonctionnement de l’Application tels que notamment la signature électronique, le routage d’emails et/ou SMS ainsi que la gestion des logs de connexion et du support utilisateur. Certains de ses prestataires sont situés dans des pays hors de l’Espace Economique Européen, plus spécifiquement les Etats-Unis. Dans une telle situation, la Société a conclu avec le prestataire concerné, les clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne encadrant le transfert des données personnelles vers un pays tiers à l’Espace Economique Européen. Sur demande, le Client peut avoir accès à la liste des prestataires utilisés par la Société. La Société pourra faire appel en cours de Contrat à un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, la Société informera préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Le Client dispose d’un délai maximum d’un (1) mois à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Client n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu. La Société s’assure que tout sous-traitant qu’elle utilise présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. La Société demeure en tout état pleinement responsable devant le Client de l’exécution par tout autre sous-traitant de ses obligations.
Le Client garantit à la Société qu’il a respecté l’ensemble des obligations nécessaires à la collecte et au traitement des données à caractère personnel via l’Application lui incombant en vertu du RGPD et qu’il a informé les personnes concernées de l’usage qui est fait desdites données personnelles via l’Application. Dans la mesure du possible, la Société aidera le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès de la Société des demandes d’exercice de leurs droits, la Société adressera ces demandes dès réception par courrier électronique au Client à l’adresse indiquée au sein de la Commande afin de déterminer avec le Client comment traiter la demande.
La Société notifiera au Client toute violation de données à caractère personnel sans retard injustifié après en avoir pris connaissance et par tout moyen de contact approprié, notamment par e-mail ou téléphone. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
Pendant la durée du Contrat, les parties devront prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, détérioration, diffusion ou accès non autorisés, notamment pendant le processus de transmission de données sur un réseau, et contre tout traitement illégal. La Société met par ailleurs en place les mesures spécifiques suivantes pour assurer la sécurité des données à caractère personnel confiées par le Client :
– Technologie de cryptage des données sensibles au repos ainsi que pour les transferts de données,
– Limitation des durées de sessions et log out automatiques des utilisateurs après une certaine durée,
– Revue des codes et procédures de changements pour vérifier la conformité de tout changement aux procédures de sécurité,
– Chiffrement des mots de passe.
– Les serveurs hébergeant les données sont situés dans des infrastructures sécurisées permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement et offrant des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.
La Société met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le Client ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits. Il est toutefois précisé que ces audits seront réalisés aux frais du Client et strictement limités à l’audit des mesures prises en matière de protection des données à caractère personnel, dans la limite d’un audit par an notifié à l’avance à la Société.
A la date de cessation, résiliation du Contrat pour quelque cause que ce soit ou à la première demande écrite du Client, la Société s’engage, selon le choix du Client, à détruire les Données à caractère personnel concernées par la présente annexe et à en attester par écrit, ou à les restituer au Client dans un format en fichier plat et selon des modalités de restitution à convenir par les Parties. La Société se réserve toutefois la faculté de conserver les données à caractère personnel sur des archives séparées dont la conversation est nécessaire aux fins de démontrer la bonne exécution de ses obligations au titre du Contrat pendant une durée qui ne saura être supérieure au délai de prescription applicable.
Le Client s’engage à :
– documenter par écrit toute instruction additionnelle aux stipulations du présent Contrat concernant le traitement des données par la Société ;
– veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le RGPD, notamment vis-à-vis des personnes concernées par les traitements ;
– respecter l’ensemble des obligations mises à sa charge en vertu du RGPD auprès des personnes concernées dont notamment l’information sur la collecte et l’utilisation de leurs données et le respect des durées de conservation en supprimant leurs données personnelles sur l’Application, lorsque ladite durée de conservation des données est atteinte.