Cependant, avec l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, cette pratique est-elle toujours adaptée aux exigences légales actuelles ?
En tant que courtier en assurance, il est crucial de s’assurer que vos méthodes de gestion des données respectent les obligations imposées par le RGPD.
Qu'est-ce que le RGPD et pourquoi concerne-t-il les courtiers en assurance ?
Qu’est-ce que le RGPD ?
Le RGPD est une réglementation européenne visant à encadrer l’usage des données personnelles par les entreprises. Il s’applique à toutes les structures, quels que soient leur taille ou leur secteur, y compris les cabinets de courtage en assurance.
Pourquoi les courtiers sont-ils concernés ?
Dès lors que vous conservez des informations permettant d’identifier une personne (nom, email, numéro de contrat, données de santé, etc.), vous êtes considéré comme responsable de traitement au sens du RGPD.
Quelles sont les obligations d’un courtier vis-à-vis du RGPD ?
Ce que vous devez mettre en place
En tant que professionnel du courtage en assurance, le RGPD vous impose plusieurs devoirs en termes de conformité DDA et RGPD :
- Obtenir un consentement clair et explicite pour collecter et utiliser des données.
- Mettre en place des mesures de sécurité adaptées pour protéger les fichiers clients.
- Permettre aux clients d’exercer leurs droits (accès, rectification, suppression, portabilité).
- Tenir un registre des traitements à jour.
- Limiter la durée de conservation des données selon leur finalité.
Ces règles s’appliquent, que vous utilisiez des outils informatiques ou des supports papier.
Les limites d’Excel pour la conformité RGPD
Pourquoi Excel n’est pas suffisant ?
Beaucoup de courtiers continuent d’utiliser Excel pour centraliser leurs informations clients. Mais cette pratique présente des limitations significatives en matière de conformité au RGPD :
- Sécurité insuffisante : les fichiers peuvent être dupliqués, partagés sans contrôle, ou stockés sans chiffrement, exposant les données à des risques de violation.
- Manque de traçabilité :
- Il est difficile de suivre les modifications apportées aux fichiers, ce qui complique la gestion des accès et des modifications.
- Absence de fonctionnalités dédiées : Excel ne propose pas de mécanismes intégrés pour gérer les consentements, les droits des individus ou la documentation des traitements.
Utiliser Excel comme outil principal de gestion de portefeuille, c’est exposer son cabinet à un risque de non-conformité.
Quels sont les risques de non-conformité au RGPD pour un courtier ?
Ce que vous risquez en cas de manquement
L’utilisation d’Excel sans mesures de sécurité appropriées peut entraîner des violations de données, exposant votre cabinet à des conséquences sérieuses :
- Sanctions financières jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel ;
- Perte de confiance des assurés, en cas de fuite ou d’utilisation abusive des données ;
- Mise en demeure par la CNIL, voire publication des manquements.
La CNIL a déjà sanctionné des entreprises pour de tels manquements, rappelant l’importance de la conformité au RGPD
Quelles solutions adopter pour garantir la conformité RGPD ?
L’alternative recommandée : un CRM métier
La meilleure solution consiste à s’équiper d’un CRM dédié au courtage en assurance, intégrant les exigences du RGPD dès sa conception. Un bon CRM vous permet de :
- Centraliser vos données en toute sécurité ;
- Suivre les consentements clients et les droits d’accès ;
- Automatiser la traçabilité des actions ;
- Paramétrer la durée de conservation des données selon leur statut.
Pourquoi choisir ASSUR3D ?
Un CRM métier comme ASSUR3D vous aide à respecter la réglementation tout en gagnant du temps dans la gestion quotidienne de votre activité.
Assurer sa conformité RGPD : une responsabilité métier
En tant que courtier en assurance, la conformité RGPD n’est pas qu’une formalité administrative : c’est une condition essentielle à la confiance de vos clients, à la sécurité de votre activité, et à votre crédibilité professionnelle.
Excel peut encore servir à certaines tâches ponctuelles, mais il n’est plus adapté à la gestion globale de vos données clients dans un contexte réglementaire exigeant.
Pour répondre aux exigences du RGPD et du courtage assurance, il est temps de moderniser vos outils. Avec un CRM conforme comme ASSUR3D, vous faites un pas vers plus de sécurité, de sérénité, et de professionnalisme.
